Tips Menghadapi Inspeksi atau Audit di atas Kapal

Crew Melakukan Fire Drill

Industri pelayaran saat ini semakin memperhatikan aspek keselamatan manusia, kesehatan lingkungan kerja, dan pencegahan polusi terhadap lingkungan. Hal ini ditunjukkan dengan semakin banyaknya peraturan-peraturan yang diterapkan baik terhadap kapal, pelabuhan, maupun manajemen perusahaan. Kapal semakin sering diperiksa, baik oleh internal organisasi maupun pihak ketiga. Pemeriksaan ini diperlukan untuk menjustifikasi keadaan kapal yang tidak dapat dimonitor dari jauh.

Beberapa pemeriksaan yang dilakukan di atas kapal diantaranya: PSC/FSC inspection, Oil Major Inspection, ISM/ISPS Audit (external & internal), Class Survey, Right Ship Inspection, dll. Tiap pemeriksaan membawa misi dan kepentingan yang berbeda-beda serta cakupan pemeriksaan yang berbeda pula. Meskipun setiap pemeriksaan menggunakan metode yang berbeda-beda, ada beberapa tips yang dapat digunakan oleh kru kapal agar pemeriksaan berjalan lancar dan sukses.

PERSIAPAN. Persiapkan kapal sebelum audit atau inspeksi. Pada prinsipnya jika kru melakukan semua kegiatan sesuai prosedur perusahaan, maka saat akan ada inspeksi atau audit tidak banyak hal yang perlu dipersiapkan. Sebaliknya, jika dalam kegiatan rutin prosedur diabaikan, tidak ada pencatatan kegiatan, maka persiapan akan sangat berat dan kemungkinan audit atau inspeksi akan gagal.
Siapkan prosedur, manual dan record/catatan pada lokasi yang mudah dijangkau saat pemeriksaan sehingga tidak menghabiskan waktu saat pemeriksaan. Sekaligus untuk menunjukkan kepada inspektor/auditor bahwa manajemen kapal berjalan baik.
Persiapkan tur keliling kapal. Informasikan lokasi toilet, emergency exits, smoking/no smoking areas, area kerja inspector/auditor, penggunaan HP, kamera, alat elektronik dll.
Saat tur keliling, pastikan inspektor/auditor didampingi oleh senior officer.
Siapkan PPE untuk auditor/inspector. Siapkan tempat untuk ganti pakaian jika diperlukan
Informasikan kepada inspektor/auditor mengenai letak muster station dan alarm signals di kapal
Tanyakan apakah inspektor/auditor memiliki preferensi makanan tertentu. Misalnya makanan halal, vegetarian dll.
Jika inspektor/auditor harus menginap, siapkan tempat tidur yang bersih, handuk, alat sanitari yang diperlukan
Informasikan voltase listrik di kapal jika inspektor/auditor ingin menggunakan peralatan listrik/elektronik tersambung ke jaringan listrik kapal
Perkenalkan inspektor/auditor kepada kru kapal untuk menciptakan suasana rileks dan kerja sama.
Jaga pelaksanaan audit sesuai dengan jadwal. Jika tidak memungkinkan informasikan kepada auditor/inspektor mengenai perubahan jadwal. Informasikan waktu makan, sholat dll.
Jaga kebersihan di atas kapal, termasuk di lingkungan kerja pada standar tertinggi.
Hanya jawab pertanyaan yang ditanyakan. “Jangan Over-komunikatif”. Terutama saat eksternal audit, Oil Major Inspection, dan PSC/FSC Inspection. Sebaliknya, saat internal audit, komunikasikan secara terbuka persoalan dan kendala yang dialami di atas kapal. Karena internal audit lebih fokus pada pembenahan sistem internal.
Minta inspektor/auditor untuk mengulangi pertanyaan jika anda tidak mengerti
Terima NC/observasi/temuan jika beralasan dan terdapat bukti obyektif. Anda dapat berargumentasi dengan inspektor/auditor hanya jika anda yakin memiliki dasar dan bukti obyektif yang kuat.

Tips-tips di atas dapat membantu kru dalam menjalani pemeriksaan, namun hal yang lebih penting adalah pelaksanaan kegiatan sehari-hari di atas kapal harus dilakukan sesuai prosedur perusahaan dan dicatat sesuai form yang telah disiapkan. Sehingga saat menjelang pemeriksaan, kru hanya perlu sedikit persiapan. Perlu diingat bahwa beberapa pemeriksaan seperti Oil Major Inspection sangat berpengaruh pada utilisasi komersial kapal. No Approval, No Hire!. Atau pada PSC Inspection, kapal anda bisa didetain jika ditemukan NC/observasi yang termasuk dalam “detainable items”.

Selamat bekerja! Semoga Sukses!